SENIOR HR ADMINISTRATION SPECIALIST

  • Data:12 Settembre 2019
  • Sede di lavoro:Lombardia (Milano)

Ruolo: Senior HR Administration Specialist

Dipartimento/Area: Dipartimento Risorse Umane, IT e Servizi Generali

Riporta: Responsabile di Dipartimento

Sede: Milano

Tipo di Contratto: da definire secondo il profilo del candidato (P.IVA, Contratto TD/TI)

Candidarsi entro: 30/09/2019

Responsabilità di budget: No

Responsabilità di staff: No

Inizio previsto: ASAP

Obiettivo

La figura, rispondendo al Responsabile di Dipartimento, gestisce il processo di Amministrazione del Personale dalla costituzione alla conclusione del rapporto di lavoro. Il ruolo prevede, quindi, il presidio delle seguenti aree: contrattualizzazione e gestione del rapporto di lavoro (es. passaggi di livello) nel rispetto del CCNL di riferimento e degli Accordi in vigore, gestione dell’archivio (cartaceo e digitale), rilevazione delle presenze, elaborazioni mensili (cedolini e prospetti di sintesi) e liquidazione dei compensi per lo staff della Fondazione in Italia e nel mondo.

Responsabilità

Garantire il puntuale e corretto svolgimento del processo di elaborazione paghe e contributi – staff di 110 persone (dipendenti e collaboratori espatriati) - nel rispetto della normativa previdenziale, fiscale e tributaria e della normativa e del CCNL Commercio oltre che dell’”Accordo Collettivo Nazionale per la Regolamentazione delle Collaborazioni Coordinate e Continuative (AOI e Link2007)”;

Monitorare le scadenze contrattuali, in particolare del personale espatriato, al fine di garantirne la continuità e gli eventuali adeguamenti dei rapporti di lavoro in essere;

Assicurare la corretta costituzione, trasformazione e cessazione del rapporto di lavoro nel rispetto della normativa, delle disposizioni dei contratti collettivi nazionali e delle procedure aziendali;

Presidiare le comunicazioni al personale (HQ e sedi all’estero), agendo da focal point, sulle tematiche relative all’applicazione ai singoli dei vari istituti contrattuali del Regolamento Interno.

Archiviazione cartacea e digitale della documentazione relativa alla funzione

Attività 

Raccolta dei dati (dipendenti/collaboratori) e predisposizione della documentazione inerente il rapporto di lavoro (assunzione, trasformazione, cessazione, ecc.), completa delle informazioni specifiche nel caso di personale impiegato su progetti finanziati (donatori istituzionali);

Verifica e aggiornamento dei modelli contrattuali e dei modelli utilizzati per le varie comunicazioni/dichiarazioni;

Rilevazione presenze e verifica del corretto inserimento delle presenze e dei giustificativi da parte dei dipendenti (controllo giornaliero e quadrature mensili) tramite il software Zucchetti;

Gestione e controllo presenze, permessi, ferie e calcolo dei buoni pasto;

Raccolta e verifica dei dati (es. elementi variabili della retribuzione e note spese) da inviare al provider esterno per l’elaborazione cedolini

Aggiornamento dei dati anagrafici, salariali, fiscali e i contributi degli amministrati gestiti;

Gestione degli eventi nel lifecycle del dipendente (es. maternità, malattie, infortuni);

Gestione del flusso informativo a tutti i dipendenti e collaboratori (Italia ed estero) riguardo la gestione del loro rapporto di lavoro in essere;

Esperienze e conoscenze

Laurea in Economia e Commercio o Diploma Ragioneria con solida esperienza nel ruolo;

Esperienza di 5 anni nel ruolo, o come Payroll Specialist, presso la Direzione del Personale di una realtà strutturata con sedi estere (gestione personale espatriato); ideale se un’esperienza presso una primaria organizzazione (es. NGO) di settore (PLUS);

Conoscenza approfondita della normativa vigente inerente la gestione di paghe e contributi, del CCNL Commercio e dell’“Accordo Collettivo Nazionale per la Regolamentazione delle Collaborazioni Coordinate e Continuative (AOI e Link2007)” (PLUS);

Conoscenza delle regole per il trattamento fiscale e contributivo dei collaboratori espatriati italiani (residenti in Italia/Estero) e dei cittadini stranieri;

Ottima conoscenza della lingua inglese (indispensabile), buona conoscenza del francese (PLUS);

Conoscenze informatiche: applicativi Office, in particolare di MSExcel ad un livello avanzato e di HR Infinity Zucchetti (PLUS) per la gestione del personale;

Esperienza nell’elaborazione dei cedolini maturata presso studi (Consulenti del lavoro) per una futura internalizzazione del servizio (PLUS)

Conoscenza dei software (ideale se Zucchetti o TeamSystem) per l’elaborazione dei cedolini (PLUS)

Competenze e capacità

Condivisione della missione e dei principi di WeWorld GVC Onlus;

Effettivo interesse per il settore no profit e in particolare per la Cooperazione Internazionale;

Capacità di lavorare e interagire in contesti multiculturali;

Spiccata proattività, motivazione, desiderio di approfondimento e costante aggiornamento (es. tematiche inerenti l'amministrazione del personale);

Capacità di stesura della documentazione di competenza (es. procedure, regolamenti etc.);

Forti competenze organizzative: abilità a gestire un forte carico di lavoro e a rispettare le scadenze;

Precisione e attenzione ai dettagli;

Capacità di lavorare su propria iniziativa, in maniera creativa e proattiva dando la corretta priorità alle attività;

Approccio intraprendente e capacità di individuare e testare modalità di approccio innovative;

Ottime doti relazionali e comunicative, necessarie per comunicazioni interne (orali e scritte);


Si richiede la disponibilità a trasferte sul territorio nazionale.


Per candidarsi occorre inviare, oltre al proprio cv aggiornato, una LETTERA con chiaramente espresse le seguenti informazioni:

Motivazione al ruolo

Descrizione del perché/come la propria candidatura è in linea con il profilo ricercato

Indicare l’aspettativa economica

3 referenze complete di ruolo, e-mail e telefono



 Come candidarsi: 

Inviare i documenti richiesti al seguente link: careers@gvc.weworld.it

La ricerca si intende aperta a tutti senza distinzione di genere (L. 903/77 e 125/91) e a persone di tutte le età e di tutte le nazionalità, ai sensi dei D.Lgs. 215-216/03.

Per l’elevato numero di candidature, ci scusiamo anticipatamente, daremo riscontro solo ai profili ritenuti idonei al ruolo.


Le nostre ricerche di personale sono aperte a tutte le candidature, senza alcuna discriminazione di: nazionalità, religione, genere, età e appartenenza politica. La ricerca è aperta a persone appartenenti a categorie protette. Verranno esaminati i curriculum contenenti l’autorizzazione al Trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs.196/2003.